Mit der Automatik planen¶

Um die Automatik zu starten, klicken Sie bitte auf die obere Hälfte der Schaltfläche Automatik in der Menügruppe Start > Automatik.

Die Automatik von DaVinci besteht aus einer Raum-, Setz- und Lehrerzuordnungsautomatik, die in den folgenden Abschnitten gesondert beschrieben werden. Bevor die Automatik gestartet wird, legen Sie Automatikvorgaben fest:

• Veranstaltungsbezogene Automatikvorgaben
• Allgemeine Automatikvorgaben
• Positionsschemata für Unterrichtstermine

Erst wenn Sie diese Vorgaben definiert haben, sollten Sie die Automatik starten.

• Automatik starten

Veranstaltungsbezogene Automatikvorgaben¶

DaVinci bietet Ihnen die Möglichkeit für jede Veranstaltung individuelle Einstellungen zu treffen, die von der Automatik beim Setzen dieser Veranstaltungen berücksichtigt werden. Diese Einstellungen können Sie im Veranstaltungsfenster in der Ansicht Zeitdetails vornehmen. Die Automatikspezifischen Optionen, die Sie hier einstellen können, stehen Ihnen im Bereich Automatikvorgaben der Veranstaltung zur Verfügung.

Zeitpräferenzen Im Listenfenster unter Zeitpräferenzen können Sie Sperrungen und Kernzeiten für eine Veranstaltung erfassen, siehe Abschnitt Zeitpräferenzen erfassen.

Automatikvorgaben¶

DaVinci bietet Ihnen die Möglichkeit allgemeinverbindliche Einstellungen für alle Veranstaltungen zu treffen, die von der Automatik berücksichtigt werden. Diese Einstellungen können Sie im Dialogfenster Automatikvorgaben in verschiedenen Registerkarten treffen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit einige Vorgaben für Klassen, Lehrer und Fächer zu treffen. Dafür stehen Ihnen die Registerkarten Klassenvorgaben, Lehrervorgaben und Fächervorgaben zur Verfügung.

Das Dialogfenster Automatikvorgaben können Sie aufrufen, indem Sie in der Menügruppe Start > Automatik auf die untere Hälfte der Schaltfläche Automatik klicken und den Eintrag Automatikvorgaben aus dem Aufklappmenü wählen.

Allgemeine Automatikvorgaben - Register "Allgemein"¶

Auf der Registerkarte "Allgemein" können Sie für alle Veranstaltungen allgemeinverbindliche Einstellungen treffen.

Auf der Registerkarte „Allgemein“ des Dialogfensters Automatikvorgaben können Sie verschiedene Ziele auf einer 10-stufigen Skala von 0-9 gewichten. (0=NICHT beachten...9=unbedingt beachten)

Hauptvorgaben¶

Weitere Vorgaben¶

Teilzeitklassen¶

Klassenbezogene Automatikvorgaben - Register "Klassenvorgaben"¶

Auf der Registerkarte "Klassenvorgaben" können Sie klassenbezogene Einstellungen treffen.

Hier können Sie die maximale Anzahl der Unterrichtstage einer Klasse pro Woche sowie die maximale Anzahl der Unterrichtsstunden pro Tag festlegen.

Lehrerbezogene Automatikvorgaben - Register "Lehrervorgaben"¶

Auf der Registerkarte "Lehrervorgaben" können Sie lehrerbezogene Einstellungen treffen.

Hier können Sie die maximale Anzahl der Unterrichtstage einer Klasse pro Woche sowie die maximale Anzahl der Unterrichtsstunden pro Tag festlegen. Außerdem geben Sie hier an, wie viele Springstunden ein Lehrer maximal erhalten soll.

Fächerbezogene Automatikvorgaben - Register "Fächervorgaben"¶

Auf der Registerkarte "Fächervorgaben" können Sie fachbezogene Einstellungen klassenübergreifend treffen.

Mit der Fachfolge legen Sie fest, welche Fächer direkt aufeinanderfolgend bzw. nicht direkt aufeinanderfolgend verplant werden sollen.

Vorgaben bei der Zuweisung von Lehrern und Räumen - Registerkarte „Optionen“¶

Für die Verplanung Ihrer Unterrichtstermine können Sie im Dialogfenster Automatikvorgaben auf der Registerkarte „Optionen“ festlegen, wie sich die DaVinci Automatik bei der Zuweisung von Lehrern und Räumen verhalten soll.

• Wie soll die Raumautomatik die Räume der Termine behandeln?

Das Dialogfenster Zeitrahmen, in dem Sie die Stunden- und Zeitraster für die Unterrichtsplanung erstellen, bietet die Möglichkeit Positionen festzulegen, an die die Automatik den Beginn einer Doppelstunde platzieren darf. Diese Einstellung können Sie auf der Registerkarte "Positionen“ in der Spalte „Doppelstunde“ vornehmen.

Positionen, die an dieser Stelle nicht mit einem Haken versehen sind, werden von der Automatik nicht für den Beginn von Doppelstunden genutzt. Darüber hinaus können Sie im Dialogfenster für Termine, deren Dauer sich jenseits des Schemas Einzelstunde/ Doppelstunde bewegt, spezifische Zeitkorridore hinterlegen. Die Setz-Automatik darf Termine einer bestimmten Dauer in der Folge nur an diese explizit definierten Stellen im Planraster setzen. Um für Termine unterschiedlicher Dauer fixe Zeitkorridore für die Setzautomatik festzulegen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Öffnen Sie DaVinci 6 und blättern Sie zum Menüregister Extras.
2. Klicken Sie in der Menügruppe Extras > Verwalten auf die Schaltfläche Zeitrahmen.
3. Markieren Sie im erscheinenden Dialogfenster Zeitrahmen den gewünschten Zeitrahmen
4. Blättern Sie im Dialogfenster Zeitrahmen zur Registerkarte "Positionsschemata".
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeile.
6. Geben Sie im erscheinenden Dialogfenster im Feld Termindauer die Dauer der Termine in Minuten an, für die Sie einen bzw. mehrere fixe Zeitkorridore definieren wollen.
7. Tragen Sie im darunterliegenden Eingabefeld die Startzeiten der Unterrichtspositionen ein, die für die vorgegebene Termindauer in Frage kommen.
8. Bestätigten Sie die hinterlegten Startzeiten mit OK
9. Legen Sie ggf. weitere Positionsschemata für andere Termindauern an.
10. Bestätigen Sie Ihre Änderungen am Unterrichtszeitrahmen abschließend mit OK.

Die Automatik setzt in der Folge Ihre unverplanten Termine gemäß Ihrer Vorgaben zu den zulässigen Zeitkorridoren.

Automatik starten¶

Die Automatik können Sie wie folgt starten:

• Start > Automatik- oberer Bereich der Schaltfläche blaues Dreieck ODER
• Start > Automatik- Aufklappmenü Automatik starten ODER
• Tastenkombination Ctrl+Y

Setzstrategien¶

Sie können die Automatik mit verschiedenen Filterangaben starten, um z.B. zuerst die Oberstufe setzen zu lassen (Gymnasium) oder um zuerst bestimmte Fachräume verplanen zu lassen. Sie können die Automatik so mehrfach starten. Automatisches und manuelles Setzen können sich auch ergänzen. Sie können z.B. bestimmte Stunden manuell im Planfenster setzen und dann erst die Automatik starten.

Welche Vorgehensweise und welche Vorgaben zum besten Ergebnis führen, hängt von Ihren Plandaten und Ihren Engpässen ab. Legen Sie eine Kopie Ihrer Plandatei an und starten Sie die Automatik mit anderen Vorgaben. So können Sie den Effekt verschiedener Vorgaben vergleichen und dann mit der Datei weiterarbeiten, die Ihren Vorstellungen am nächsten kommt.

Die Automatik verplant die ungesetzten Unterrichtstermine entsprechend Ihrer Vorgaben. Bereits gesetzte Unterrichtstermine können dabei von der Automatik umgeplant werden, wenn dadurch eine insgesamt bessere Umsetzung der verschiedenen Vorgaben erreicht wird.

Um die Setzautomatik zu starten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie das Automatik starten-Fenster auf und markieren Sie die Option Setzautomatik
2. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die gewünschte Option für die Auswahl der Termine, die von der Setzautomatik verplant werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten

Die Automatik verplant daraufhin die Termine entsprechend der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Tragen Sie im Feld "Filter" eine Angabe ein, um die Auswahl der zu verplanenden Termine weiter einzuschränken. Für die Eingabe von Filterwerten gelten folgende Konventionen.

Die Automatik richtet sich dabei neben den Einstellungen, die Sie auf der Registerkarte Automatik starten vornehmen, nach folgenden Vorgaben:

1. den Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfensters Automatikvorgaben
2. den Angaben für Klassen, Lehrer und Fächer auf den Registerkarten Klassenvorgaben, Lehrervorgaben und Fächervorgaben des Dialogfensters Automatikvorgaben
3. den Automatikoptionen für die Verplanung der Termine ohne/ mit Lehrer bzw. ohne/ mit Raum die Sie Sie auf der Registerkarte Optionen des Dialogfensters Automatikvorgaben einstellen können.
4. den Angaben unter Automatikvorgaben in der Ansicht Zeitdetails des Dialogfensters Veranstaltung.
5. den angegebenen Doppelstundenpositionen auf der Registerkarte Positionen der eingesetzten Zeitrahmen.
6. den eingegebenen Zeitkorridoren für unterschiedliche Termindauern auf der Registerkarte Positionsschemata der eingesetzten Zeitrahmen.
7. den eingetragenen Zeitpräferenzen in den Plänen
8. der angegebenen Position für den Vormittag auf der Registerkarte "Allgemein" der eingesetzten Zeitrahmen.

Setzautomatik¶

Die Automatik verplant die ungesetzten Unterrichtstermine entsprechend Ihrer Vorgaben. Bereits gesetzte Unterrichtstermine können dabei von der Automatik umgeplant werden, wenn dadurch eine insgesamt bessere Umsetzung der verschiedenen Vorgaben erreicht wird.

Um die Setzautomatik zu starten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie das Automatik starten-Fenster auf und markieren Sie die Option Setzautomatik
2. Aktivieren Sie im Bereich Auswahl die gewünschte Option für die Auswahl der Termine, die von der Setzautomatik verplant werden sollen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten

Die Automatik verplant daraufhin die Termine entsprechend der von Ihnen vorgenommenen Einstellungen.

Folgende Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Tragen Sie im Feld Filter eine Angabe ein, um die Auswahl der zu verplanenden Termine weiter einzuschränken. Für die Eingabe von Filterwerten gelten folgende Konventionen.

Die Automatik richtet sich dabei neben den Einstellungen, die Sie auf der Registerkarte Automatik starten vornehmen, nach folgenden Vorgaben:

1. den Einstellungen auf der Registerkarte Allgemein des Dialogfensters Automatikvorgaben
2. den Angaben für Klassen, Lehrer und Fächer auf den Registerkarten Klassenvorgaben, Lehrervorgaben und Fächervorgaben des Dialogfensters Automatikvorgaben
3. den Automatikoptionen für die Verplanung der Termine ohne/ mit Lehrer bzw. ohne/ mit Raum die Sie Sie auf der Registerkarte Optionen des Dialogfensters Automatikvorgaben einstellen können.
4. den Angaben unter Automatikvorgaben in der Ansicht Zeitdetails des Dialogfensters Veranstaltung.
5. den angegebenen Doppelstundenpositionen auf der Registerkarte Positionen der eingesetzten Zeitrahmen.
6. den eingegebenen Zeitkorridoren für unterschiedliche Termindauern auf der Registerkarte Positionsschemata der eingesetzten Zeitrahmen.
7. den eingetragenen Zeitpräferenzen in den Plänen
8. der angegebenen Position für den Vormittag auf der Registerkarte Allgemein der eingesetzten Zeitrahmen.

Raumautomatik¶

Rufen Sie das Automatik starten-Fenster auf, markieren Sie die Option Raumautomatik und klicken Sie auf Start.

Die Automatik verplant daraufhin die Räume. Sie können die Raumautomatik auch zusammen mit der Setzautomatik starten, indem Sie die beiden entsprechenden Optionen markieren. Jedoch kann die Raumautomatik nur alleine gestartet werden, wenn vorher die Setzautomatik gelaufen ist oder die Veranstaltungen bereits manuell ohne Räume gesetzt wurden.

Die Raumautomatik versucht, den Raum für einen Termin gemäß folgender Reihenfolge zu bestimmen:

1. Standardvorgaberaum (Spalte „Raum“ der Veranstaltungsliste) versuchen
2. Andere Räume der Raumvorgabeliste (Spalte „Räume“ der Veranstaltungsliste) versuchen
3. Fachräume (Spalte „Räume“ auf der Registerkarte „Fächer“ im Stammdatenfenster) versuchen
4. Klassenraum (Spalte „Raum“ auf der Registerkarte „Klassen“ im Stammdatenfenster) versuchen
5. Anderer freier Raum, der gemäß Kapazität und Teamzugehörigkeit für eine Veranstaltung in Frage kommt.

Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit die Zuordnung von Räumen zu Veranstaltungen auf Räume einer bestimmten Raumart zu beschränken.

Dabei werden folgende Eingaben vorausgesetzte:

1. Weisen Sie im Stammdatenfenster "Räume" den gewünschten Räumen eine Raumart in Spalte "Raumart" zu.
2. Hinterlegen Sie in der Spalte „Raumart“ der Veranstaltungsliste einen bestimmten Eintrag, um festzulegen, dass bei den entsprechenden Veranstaltungen nur Räume zugewiesen werden dürfen, bei denen in der Stammdaten-Liste der gleiche Eintrag in der Spalte „Raumart“ eingetragen wurde.

Lehrerautomatik¶

Die Lehrerzuordnungsautomatik weist verplanten Terminen ohne Lehrerzuordnung einen passenden Lehrer zu. Damit die Automatik einen Lehrer zuweist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Unterrichtsfach der Veranstaltung muss bei dem Lehrer in der Spalte „Fächer“ der Stammdaten-Liste „Lehrer“ hinterlegt sein.
• Das Team, dem die unterrichte Klasse zugewiesen ist, muss bei dem Lehrer in der Spalte „Team“ der Stammdaten-Liste eingetragen sein. Ist einer Klasse in den Stammdaten kein Team zugewiesen, spielt die Teamzugehörigkeit eines Lehrers für die Zuordnung keine Rolle.
• Der Lehrer muss auf der Basis der bisherigen Planung noch über ausreichend Differenzstunden zu seiner vorgebenen Sollstundenzahl verfügen.

Es werden von der Automatik also nur Fachlehrer zugewiesen, deren Teamzugehörigkeit mit der unterrichteten Klasse übereinstimmt und die außerdem über ein hinreichendes Reststundenkontingent verfügen.

Um die Lehrerzuordnungsautomatik zu starten, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:

1. Rufen Sie das Automatik starten-Fenster auf.
2. Markieren Sie im Bereich Automatik die Option Lehrerzuordungsautomatik.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Starten.

Die Automatik weist daraufhin den verplanten Terminen ohne Lehrerzuordnung passende Lehrer zu.

Sie können die Lehrerzuordnungsautomatik auch zusammen mit der Setz- und der Raumautomatik starten, indem Sie die beiden entsprechenden Optionen markieren. Jedoch kann die Lehrerautomatik nur alleine gestartet werden, wenn vorher die Setzautomatik gelaufen ist oder die Veranstaltungen bereits manuell ohne Lehrer gesetzt wurden.

Sperrungsautomatik¶

Ergebnisse des Automatikdurchlaufs kontrollieren¶

Die Ergebnisse des Automatikdurchlaufs können Sie im Dialogfenster Automatik überprüfen. In diesem Fenster werden alle Veränderungen angezeigt, die von der Automatik geplant werden.

Im Dialogfenster Automatik werden verschiedene Arten von Änderungen angezeigt:

Das Dialogfenster Automatik können Sie neben das Planungsfenster platzieren und gleichzeitig im Planungsfenster die geplanten Termine ansehen und bearbeiten. Um sich den Klassenplan einer bestimmten Änderung anzusehen, markieren Sie die die zugehörige Änderungszeile im Dialogfenster Automatik und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Klassenplan unten links im Automatik-Fenster. Den zugehörigen Lehrerplan können Sie über die Schaltfläche Lehrerplan rechts daneben öffnen. Mit den Pfeilschaltflächen rechts neben der Schaltfläche Lehrerplan können Sie zum Klassen- bzw. Lehrerplan der nächsten bzw. der vorherigen Änderungszeile blättern.

Um die Änderungen des aktuellen Automatikdurchlaufs zu übernehmen, müssen Sie diese mit OK bestätigen. Wenn Sie hingegen das Ergebnis des Automatikdurchlaufs insgesamt verwerfen möchten, so klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Zurücksetzen. Anschließend können Sie die Automatik mit neuen Einstellungen starten.

Stundenplan prüfen¶

Im Anschluss an den Automatikdurchlauf bietet es sich an, zu prüfen, wie die vorgenommene Planung sich zu den Vorgaben, die auf der Registerkarte „Allgemein“ des Dialogfensters Automatikvorgaben getroffen werden können, verhält. Dazu steht Ihnen das Dialogfenster Stundenplan prüfen zur Verfügung, dass Sie über den Befehl Stundenplan prüfen im Aufklappmenü der Schaltfläche Automatik aufrufen können.

In diesem Dialogfenster werden „Verstöße“ gegen die allgemeinen Automatik-vorgaben aufgelistet, sofern diese im Dialogfenster „Automatikvorgeben auf der Registerkarte „Allgemein“ nicht mit dem Wert „0“ bewertet wurden.

Dabei werden folgende Vorgaben ausgewertet:

Lehrer Unter dieser Rubrik werden alle Lehrer aufgelistet, deren Lehrerplan in mindestens einer Unterrichtswoche des Planungszeitraums mehr Springstunden aufweist, als im Dialogfenster „Automa-tikvorgaben“ auf der Registerkarte „Lehrervorgaben“ in der Spalte „Max. Springstunden je Woche“ angegeben sind. Voraussetzung dafür, dass diese Kategorie ausgewertet wird, ist, dass die Vorgabe „Lehrerspringstunden beachten“ in den allgemeinen Automatikvorgaben mindestens mit dem Wert „1“ gewichtet wurde. Klassen Unter dieser Rubrik werden alle Klassen aufgelistet, deren Klassenplan in mindestens einer Unterrichtswoche des Planungszeitraums mehr Springstunden aufweist, als im Dialogfenster „Automa-tikvorgaben“ auf der Registerkarte „Klassenvorgaben“ in der Spalte „Max. Springstunden je Woche“ angegeben sind. Voraussetzung dafür, dass diese Kategorie ausgewertet wird, ist, dass die Vorgabe „Klassenspringstunden beachten“ in den allgemeinen Automatikvorgaben mindestens mit dem Wert „1“ gewichtet wurde. Fach in gleicher Stunde Unter dieser Rubrik werden Termine eines Fachs aufgelistet, die an die gleiche Tagesposition im Wochenplan gesetzt wurden. Gleiches Fach mehrfach am Tag Unter dieser Rubrik werden Termine eines Fachs aufgelistet die am gleichen Wochentag verplant wurden. Mehrstündige Termine am Nachmittag Unter dieser Rubrik werden mehrstündige Termine aufge-führt, die an eine Nachmittagsposition platziert wurden. Als Nachmittagsunterricht gilt dabei jeder Termin, der nach der im Feld „Vormittag bis“ eingestellten Uhrzeit verplant wurde. Mehrstündige Fächer in Tagesfolge Unter dieser Rubrik werden mehrstündige Termine aufgeführt, die an direkt aufeinander folgenden Tagen verplant wurden 1-stündiges Fach in 6. Stunde Unter dieser Rubrik werden Einzelstundentermine aufgelistet, die an die 6. Tagesposition gesetzt wurden. 1-stündige Termine samstags Unter dieser Rubrik werden Einzelstundentermine aufgelistet, die an eine Samstagsposition platziert wurden. 2-stündiger Termin samstags Unter dieser Rubrik werden Doppelstundentermine aufgelistet, die an eine Samstagsposition platziert wurden.

Reststunden verplanen¶

Möglicherweise sind nach einem Automatikdurchlauf unverplante Stunden übrig geblieben, die aufgrund der Vorgaben nicht verplant werden konnten. Reststunden einer Veranstaltung werden in der ersten Spalte „Unverplant“ der Veranstaltungsliste ausgewiesen. Vollständig verplante Veranstaltungen (d.h. keine Reststunden) werden mit der Zahl „0“ angezeigt; überall dort, wo eine Zahl größer als „0“ zu sehen ist, sind noch Reststunden übrig.

Die unverplanten Unterrichtstermine eines Klassen-, Lehrer-, Raum- oder Fachplans können Sie darüber hinaus im Detailfenster Unverplant des Teilfensters Detailbereich sehen. Von hier aus können Sie die verbliebenen Reststunden manuell verplanen. Im Dialogfenster Auswahl für die Planauswahl können Sie im Feld "Anzeigen" den Filter Mit unverplanten Terminen wählen. Mit dieser Einstellung werden Ihnen im Auswahlfenster für den Planaufruf nur die Klassen, Lehrer bzw. Räume angezeigt, die noch unverplante Reststunden aufweisen.